■ 全体の流れ（これだけ押さえればOK）

■ 全体の流れ（これだけ押さえればOK）

① 音声 or メモを用意

② AIで要約（下書き作成）

③ 人が整える（ここが重要）

④ テンプレに当てはめる

■ ステップ①：素材を集める（ラクにやる）

完璧な記録は不要です。

👉 “雑でいいから残す”がコツ

【方法】

・スマホで録音

・箇条書きメモ

・写真（ホワイトボード）

👉 後でAIが整理する前提なのでOK

■ ステップ②：AIに要約させる（コア工程）

ここで使うのが

👉 ChatGPT

👉 Notion AI

👉 Microsoft Copilot

などです。

【そのまま使えるプロンプト】

「以下は理事会のメモです。

議事録として使えるように、

・論点ごとに整理

・感情的表現は除く

・決定事項を明確に

・『主な意見』『理事会の考え』『決定事項』の形式で

まとめてください。」

👉 指示を具体的にすると精度が一気に上がる

■ ステップ③：人が整える（最重要）

ここを飛ばすとトラブルになります。

チェックポイントは3つ：

① 表現が強すぎないか

👉（例：「強く反対」→「慎重な意見」）

② 個人が特定されていないか

👉（名前が出ていないか）

③ 結論が曖昧でないか

👉（何が決まったか明確か）

👉 AIは“整理は得意、配慮は人がやる”

■ ステップ④：テンプレに当てはめる

毎回ゼロから作らないことが重要です。

【おすすめ構成】

■ 議題

■ 主な意見

■ 理事会の考え

■ 決定事項

👉 フォーマット固定＝作業時間激減

■ 実例（AI活用のビフォー／アフター）

【Before（メモ）】

・修繕高いという声

・まだ早い？

・安全の話

・意見割れた

・最終的にやる方向

【After（AI＋整形）】

■ 主な意見

・費用の妥当性について懸念が示された

・実施時期について慎重な意見があった

■ 理事会の考え

・安全性および将来リスクを踏まえ、実施が必要と判断

■ 決定事項

・○○工事を実施することで承認された

👉 5分メモ → 10分で議事録レベルに

■ さらに効率化するコツ

① 毎回同じプロンプトを使う

👉 コピペでOKにする

② 音声→文字起こしを使う

👉 Otter.ai

👉 Google Docs

③ 完璧を目指さない

👉 70％AI＋30％人で十分

■ NGな使い方

❌ AIの出力をそのまま配布

❌ 感情表現をチェックしない

❌ 誤認識を確認しない

👉 “楽をする”と“手を抜く”は別

■ 最後に

AIを使うと、

👉 作業時間は減る

👉 精神的負担も減る

ただし本質は、

👉 「整える力」は人にある

👉 AIは“下書き担当”、

👉 理事会は“最終責任者”

この役割分担ができると、

議事録作成はかなり楽になります。